Come gestire le forniture aziendali efficacemente

All’interno di ogni azienda è necessario fare molta attenzione alle forniture, in modo tale da evitare sia gli sprechi, sia di ritrovarsi improvvisamente senza ciò di cui ha bisogno per andare avanti con la propria attività. Un ottimo esempio è la carta: deve essercene abbastanza per proseguire con il lavoro, ma non deve neanche essercene una scorta talmente grande da occupare troppo spazio nel magazzino.

Una buona idea è sicuramente quella di acquistare grandi scorte da tenere da parte, come nel caso della carta igienica all'ingrosso online. Ci sono anche altre soluzioni che potete mettere in pratica, e che vi presentiamo in questo articolo.

Gestione centralizzata

Il nostro primo consiglio è quello di centralizzare la gestione delle forniture aziendali. Può essere molto importante, soprattutto quando ci sono più reparti che non comunicano direttamente tra di loro. L’ideale è usare un software gestionale per tenere tutto sotto controllo, così da verificare qual è l’effettiva disponibilità dei prodotti e decidere cosa acquistare e in quale quantità. Può essere molto utile anche per verificare quali sono i consumi nel tempo, in modo tale da fare acquisti basandosi su previsioni affidabili.

Una buona idea può essere quella di nominare un referente (o addirittura un team vero e proprio) che abbia come compito quello di effettuare gli acquisti per i vari reparti, utilizzando il software che abbiamo citato per monitorare la situazione e evitare acquisti superflui.

Organizzare l’inventario

Per favorire una gestione efficiente l’inventario deve essere organizzato in maniera adeguata. Devono esserci dei controlli periodici, in modo tale da sapere qual è la quantità disponibile dei vari prodotti necessari per le attività dell'azienda.

Nell’inventario dovete indicare quali sono le quantità presenti, qual è il consumo medio mensile, e verificare anche quando è stato effettuato l’ultimo ordine.

Noi suggeriamo di indicare quali sono le soglie minime di riordino, e eventualmente automatizzare questa procedura. Ci sono sia opzioni per rendere il tutto completamente automatico, sia software che consentono di impostarlo come semi-automatico (un avviso al referente, che può poi inviare la conferma dell’ordine).

La scelta dei fornitori

Per lavorare con la massima efficienza bisogna fare attenzione anche ai fornitori che si scelgono. Di solito si cerca di cementare una buona partnership fondata sulla fiducia e sull’affidabilità.

Tra i fattori da considerare ci sono senza alcun dubbio i prezzi, ma non sono i soli a fare la differenza. I tempi di consegna sono ugualmente importanti, e devono anche essere stabili nel corso dell’anno. Inoltre avere una buona assistenza post-vendita può dimostrarsi molto utile in tante occasioni.

Controllare le spese

Infine, grazie anche ai software di cui abbiamo parlato nei paragrafi precedenti, potete riuscire a capire quali sono le vostre reali spese nel corso dell’anno. Ci sono aziende dove si finisce per spendere più del necessario senza che nessuno se ne accorga, e questo va assolutamente evitato.

Con un report dettagliato si possono verificare quali sono stati i costi dei vari prodotti che compongono la fornitura, e scoprire se ci sono state spese extra derivanti da ordini urgenti. A ciò si aggiunge la possibilità di confrontare il consumo previsto con quello reale, così da riconoscere se ci sono margini di miglioramento per il futuro.